Données personnelles
Information prévue aux articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données.
Qui traite les données
TOCAS est un logiciel de gestion utilisé par des entreprises prestataires. Chaque entreprise cliente est responsable de traitementpour les données qu'elle saisit (ses propres clients, ses salariés, son matériel). L'éditeur du service intervient en qualité de sous-traitantau sens de l'article 28 du RGPD : il héberge et exploite l'outil, sans usage propre de ces données, et ne les cède ni ne les revend à quiconque.
Ce qui est traité, et pendant combien de temps
Fourniture du service
Identité et coordonnées professionnelles des utilisateurs, contenus saisis (clients, devis, factures, interventions, matériel).
Base légale : Exécution du contrat · Conservation : Durée de l'abonnement, puis suppression sur demande.
Obligations comptables et fiscales
Factures, avoirs et pièces justificatives.
Base légale : Obligation légale · Conservation : 10 ans (art. L123-22 du code de commerce). Ces pièces ne peuvent pas être effacées avant ce terme, même à la demande.
Sécurité du service
Traces de connexion (adresse email, adresse IP, date), refus d'accès, actions d'administration.
Base légale : Intérêt légitime · Conservation : 12 mois, puis effacement automatique.
Envoi des messages transactionnels
Adresses des destinataires, objet et statut d'envoi.
Base légale : Exécution du contrat · Conservation : 12 mois pour la preuve d'envoi.
Fonctionnement technique
Journaux d'automatisations et d'appels entrants.
Base légale : Intérêt légitime · Conservation : 6 mois.
Appels et réunions (TOCAS Meet)
Nom affiché, horodatage d'entrée et de sortie. Pour établir la connexion, les adresses réseau (IP) des participants transitent brièvement par la base. La voix et l'image, elles, vont directement d'un poste à l'autre : elles ne sont ni relayées, ni enregistrées, ni stockées.
Base légale : Exécution du contrat, et intérêt légitime pour les personnes invitées · Conservation : Adresses réseau effacées à la fin de la communication, purge de sécurité à 1 mois. Réunions closes et noms des invités supprimés au bout de 3 mois.
Invitations à une réunion
Lien d'invitation à usage limité, sans donnée nominative avant que la personne ne saisisse son nom.
Base légale : Intérêt légitime · Conservation : Le lien expire au bout de 12 heures.
Cookies
Le service dépose uniquement les cookies strictement nécessairesà son fonctionnement : maintien de la session authentifiée et préférences d'affichage. Aucun cookie publicitaire, aucun outil de mesure d'audience tiers, aucun traceur de réseau social. C'est pourquoi aucun bandeau de consentement n'est présenté : la loi ne l'exige pas pour ces seuls cookies.
Où sont hébergées les données
À compléter : région d'hébergement de la base de données. Les données sont cloisonnées par entreprise cliente au niveau de la base elle-même : une entreprise ne peut techniquement pas accéder aux enregistrements d'une autre. Les mots de passe et secrets sont chiffrés.
Vos droits
- Accès — obtenir la copie des données vous concernant.
- Rectification — faire corriger une donnée inexacte.
- Effacement — demander la suppression, hors pièces à conservation obligatoire.
- Limitation — geler l'usage d'une donnée contestée.
- Portabilité — récupérer vos données dans un format lisible par machine.
- Opposition — vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
Ces droits s'exercent auprès de l'entreprise qui a saisi vos données. Si vous êtes client de l'une d'elles, adressez-vous à elle directement. Pour toute question sur le service lui-même : contact RGPD à compléter. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Une réserve importante : les factures et pièces comptables ne peuvent pas être effacées avant l'échéance légale de dix ans, y compris sur demande. Une demande d'effacement portant sur ces pièces sera donc refusée, et le motif vous sera indiqué.